Komunikasi Bisnis

 A.PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS

Menurut Himstreet dan Baty dalam business communications : Principles and Methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang luar biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sementara menurut bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan.

            Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal.

            Di dalam dunia praktis, di kenal komunikasi antarpribadi (interpersonal communications) dan komunikasi lintas budaya (intercultural/cross-cultural communications), selain komunikasi bisnis (business communications). Komunikasi bisnis, komunikasi antarpribadi maupun komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang masing-masing memiliki karakter yang berbeda dari yang lainnya.

            Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih fleksibel (luwes) dan informal. Komunikasi lintas  budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal sedangkan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.

B.BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan, yaitu :

1.      Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral).

Macam-macam komunikasi verbal dalam dunia bisnis :

A.    Berbicara dan Menulis

B.     Mendengar dan Membaca

2.      Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis, dengan menggunakan bagian-bagian tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk komunikasi dengan orang lain.

Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal sangat penting, terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, serta sifatnya yang efisien. Tujuan komunikasi nonverbal menurut Thil dan bovee mempunyai enam tujuan, yaitu :

1.      Memberikan informasi.

2.      Mengatur alur percakapan.

3.      Mengekspresikan emosi.

4.      Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.

5.      Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

6.      Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh cara mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar.

C.    PROSES KOMUNIKASI

Menurut bovee dan Thill, proses komunikasi terdiri dari enam tahap, yaitu :

1.      Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

2.      Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.

3.      Pengirim menyampaikan pesan.

4.      Penerima menerima pesan.

5.      Penerima menafsirkan pesan.

6.      Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

Tahap Pertama: Pengirim mempunyai suatu ide/gagasan

            Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyampaikan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita.

Tahap Kedua: Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

            Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Proses komunikasi dimulai dengan adanya ide dalam pikiran, yang lalu diubah kedalam bentuk pesan-pesan seperti dalam bentuk kata-kata, ekspresi wajah, dan sejenisnya, untuk kemudian disampaikan kepada orang lain.

Tahap Ketiga: Pengirim menyampaikan pesan

            Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, Tahap berikutnya adalah menyampaikan atau memindahkan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang relatif pendek, tetapi ada juga yang cukup panjang. Panjang pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Bila menyampaikan pesan-pesan yang panjang dan kompleks secara lisan, pesan-pesan tersebut bisa jadi terdistorsi atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya.

Tahap Keempat: Penerima menerima pesan

            Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim (komunikator) mengirimkan suatu pesan dan penerima (komunikan) menerima pesan tersebut.

Tahap Kelima: Penerima menafsirkan pesan

            Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang di sampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan  di dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan dengan benar bila pengirim pesan telah mengalami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.

Tahap Keenam: Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ke pengirim

            Umpan balik adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan.

D.MUNCULNYA KESALAH PAHAMAN KOMUNIKASI

            Didalam suatu komunikasi, ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat masalah utama, yaitu :

1.      Masalah dalam mengembangkan pesan

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keraguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya pertentangan  emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2.      Masalah dalam menyampaikan pesan

Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah penyampaian pesan dari pengirim ke penerima. Masalah yang paling jelas di sini adalah faktor fisik. Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang berlawanan atau bermakna ganda.

3.      Masalah dalam menerima pesan

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain kondisi yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

4.      Masalah dalam menafsirkan pesan

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan. Masalah terbesar terletak pada mata rantai terakhir saat suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan.

Masalah dalam menafsirkan pesan ada 3 hal :

A.    Perbedaan latar belakang

Perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, kondisi ekonomi, latar belakang budaya, temperamen, kesehatan, kecantikan, popularitas, atau agama dapat mempersulit atau paling tidak mengganggu proses komunikasi.

B.     Perbedaan penafsiran kata

Masalah dalam memahami pesan sebenarnya terletak pada bahasa yang menggunakan kata-kata sebagai simbol untuk menggambarkan suatu kenyataan. Karena latar belakang yang berbeda, baik itu asal-usul daerah, budaya, pendidikan, usia,  maupun yang lain akan mempunyai pengertian atau pemahaman yang berbeda pula terhadap kata yang sama.

C.     Perbedaan reaksi emosional

Satu hal yang cukup menarik bahwa seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Suatu pesan yang jelas dan dapat diterima di suatu kondisi akan dapat membingungkan dalam situasi yang berbeda. Hal ini tergantung pada hubungan emosional antara penerima dan pengirim pesan.

E.BAGAIMANA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI

Dalam memperbaiki komunikasi diperlukan beberapa persyaratan, yaitu :

A.    Persepsi

Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak.

B.     Ketepatan

Secara umum, audiens mempunyai  suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka.

C.     Kredibilitas

Komunikator harus mempunyai suatu keyakinan bahwa substansi atau inti pesan yang ingin di sampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

D.    Pengendalian

Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Sebaliknya, reaksi audiens bergantung pada berhasil tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi.

E.     Keharmonisan

Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannya.

            Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai macam hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memperhatikan tiga hal, yaitu :

1.      Membuat suatu pesan secara lebih hati-hati.

2.      Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi.

3.      Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan.